Hampir kebanyakan orang beranggapan ada kesamaan antara Key Performance Indicator (KPI) dan Metric. Anggapan itu tidak sepenuhnya salah, karena sebenarnya KPI itu adalah metric, tapi tidak semua metric itu adalah KPI. Nah, terus bagaimana menjelaskannya? Jawaban sebenarnya adalah bagaimana membedakan antara metricyang merupakan KPI dan metric yang hanya merupakan ukuran saja / indicator only.
Dari namanya, Key Performance Indicator sudah menyebutkan, performance indicator atau penunjuk kinerja. Contohnya performance suatu proses diukur atau ditunjuk melalui suatu KPI. KPI bukan hanya mengukur suatu panjang, suatu waktu proses, suatu umur alat tetapi lebih tepat ukuran dari suatu performance atau kinerja. Lebih lanjut, KPI merupakan ukuran kunci (key) terhadap bisnis atau kesuksesan, bukan hanya ukuran seadanya / sambil lalu dari suatu bisnis proses. Dengan demikian, KPI sangat erat berhubungan dengan obyektif dari proses yang akan diukur.
Sebuah organisasi layaknya memiliki banyak metric, namun hanya sedikit KPI. Contoh metric adalah : profitabilitas, pangsa pasar, penjualan, jumlah karyawan dst. Namun KPI merupakan suatu performance metric yang secara nyata dan jelas terkait dengan sasaran strategis organisasi yang mampu mendorong organisasi menerjemahkan strateginya ke dalam terminologi yang bisa dikuantifikasi. Rancangan KPI yang baik memberikan informasi yang dalam, jelas dan tajam mengenai kecenderungan suatu kinerja, sementara itu juga didukung oleh ketersediaan metric yang rinci. KPI yang tepat juga membantu apakah organisasi sudah melakukan hal yang benar dan mengetahui apa yang perlu perbaikan (improvement) atau penyesuaian.
- KPI adalah metric, tapi tidak semua metric merupakan KPI.
- Organisasi memiliki banyak metric, tapi hanya sedikit KPI.
- Metric dapat berupa suatu ukuran tentang suatu (besaran, jumlah, waktu), tetapi KPI adalah ukuran yang mempunya makna berarti dan kunci (matter most & key)
- Metric dapat diubah atau tidak dapat diubah melalui suatu aksi. Tetapi KPI sebaiknya harus dapat diubah melalui suatu aksi (actionable). Jangan mengukur sesuatu sebagai KPI jika hal itu tak dapat diubah melalui serangkaian aksi spesifik.
- Outcome-oriented — bukan hanya sekedar output (keluaran dari proses), karena outcome memiliki pengaruh (impact).
- Target-based — memiliki paling tidak satu nilai sasaran yang sensitif terhadap waktu.
- Rated / Graded — memiliki nilai ambang (threshold) yang membedakan antara nilai aktual dan target.
- Dengan tiga kriteria diatas, dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah sebuah metricmemenuhi status sebagai KPI yang membantu untuk tetap fokus pada ukuran tersebut sebagai salah satu kunci menuju kesuksesan organisasi. Deskripsi mengenai kriteria tersebut akan dijelaskan pada tulisan selanjutnya.
Penyusunan KPI tentunya berdasarkan Visi/Misi, Strategy, Objective, Target / Ukuran (KPI) yang dijadikan standar success area organisasi/perusahaan.
Sebagai contoh, sebuah RS swata memiliki visi/misi dan strategi sbb :
Visi/Misi : Menjadi tempat pelayanan jasa medis yang dikenal masyarakat
Strategy : Meningkatkan pelayanan medis yang akurat, terpercaya dan handal di mata masyarakat melalui perbaikan kualitas manajemen dan tenaga medis yang kompeten
Obyektif :
– Rumah sakit yang bersih, efisien
– Rumah sakit yang dikenal (top of mind) di mata masyarakat
Ukuran :
– Tingkat kepuasan pelanggan/pasien rumah sakit (%)
– Sertifikasi Manajemen RS secara nasional dan internasional
Target :
– Pasien puas dengan pelayanan diatas 90% dalam 5 tahun
– Sertifikasi nasional 2010, Sertifikasi internasional 2013
Dengan adanya tujuan/visi/misi serta strategy maupun objective yang jelas, tentunya mudah dibuatkan KPI (target/measurement) sebagai ukuran kesuksesan organisasi tersebut. Nantinya KPI tersebut bisa diturunkan kembali (cascading) menjadi KPI unit/section sampai individunya.
Manfaat Penerapan KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)
Pengelolaan kinerja pegawai melalui sistem KPI memberikan sejumlah manfaat positif bagi perusahaan, diantaranya adalah :
• Melalui metode KEY PERFORMANCE INDICATORS maka kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi secara lebih obyektif dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur subyektivitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja pegawai.
• Melalui penentuan key performance indicators (KPI) secara tepat, setiap pegawai juga menjadi lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan darinya. Hal ini akan mendorong pegawai bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.
• Melalui penetapan KEY PERFORMANCE INDICATORS yang obyektif dan terukur, maka proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis.
• Hasil skor KEY PERFORMANCE INDICATORS yang obyektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar untuk pemberian reward dan punishment pegawai. Dengan demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya yang kerjanya kurang baik akan mendapat punishment.
http://strategimanajemen.net/2011/01/31/contoh-pengertian-dan-manfaat-key-performance-indicators/
